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Comment mener à bien un projet de digitalisation des notes de frais ?

digitalisation des notes de frais
Comment mener à bien un projet de digitalisation des notes de frais ?
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La dématérialisation des notes de frais représente désormais un véritable impératif au niveau de l’entreprise. Quelle stratégie les dirigeants doivent-ils mettre en place pour réussir le choix du logiciel ? Comment doivent-ils s’y prendre pour que l’implémentation se déroule dans de bonnes conditions ?

Définir des objectifs clairs

La dématérialisation des notes de frais doit s’inscrire dans un but précis. Les responsables d’entreprises optent souvent pour cette solution afin de simplifier la vie de leurs collaborateurs. La mise en place d’un tel logiciel réduit considérablement les risques de fraude. Cela permet aussi de mieux gérer les dépenses.

Les dirigeants doivent donc prioritairement identifier l’objectif principal de la démarche. Ils en tiennent compte pour l’élaboration de leur politique interne. Ils clarifient les règles de gestion des notes de frais et s’assurent que le personnel a bien compris leurs enjeux. Les responsables doivent impérativement associer les collaborateurs au processus. Cela implique une consultation des différentes parties prenantes telles que les voyageurs, les validateurs, le DAF, le service informatique, etc.

Élaborer un cahier des charges

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Après la clarification des objectifs, les dirigeants définissent le processus de validation des notes de frais. Les textes doivent préciser les rôles de l’ordonnateur et du service de la comptabilité. Une digitalisation réussie doit simplifier la tâche des utilisateurs et garantir un véritable gain de temps. Après la formalisation du workflow interne, les responsables élaborent un cahier des charges. Ce document doit répondre à plusieurs exigences.

  • Il doit décrire l’infrastructure technique actuelle et les besoins. Il doit préciser les fonctionnalités requises pour la solution de gestion de notes de frais. Cela implique un listing des outils importants comme le flux d’approbation, le moyen de paiement dématérialisé, le reporting et export, le partage collaboratif, le management des droits d’accès, etc.
  • Le cahier des charges doit mentionner le nombre d’utilisateurs supporté par l’outil. Enfin, il doit indiquer le calendrier et les équipes qui gèrent le projet.

Rechercher un logiciel performant

La dématérialisation des notes de frais peut prendre plusieurs semaines ou mois. Les dirigeants doivent procéder à des analyses approfondies afin d’effectuer un bon choix. Pour dénicher un outil fonctionnel en ligne et en mode déconnecté, ils peuvent consulter la plateforme https://www.n2f.com/. L’application permet aux utilisateurs de saisir des notes de frais depuis un smartphone. Il autorise une extraction automatique des données à partir d’une photo ou d’un scan intelligent. Les dirigeants procèdent au choix conformément aux exigences du cahier des charges. Ils doivent s’assurer que le logiciel retenu s’intègre parfaitement aux outils comptables et financiers existants.

Implémenter et tester la solution retenue

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Après l’installation du logiciel de gestion des notes de frais, les dirigeants doivent s’assurer de son bon fonctionnement. Un groupe de salariés peut s’en servir sur une certaine période. Cette démarche itérative permet de corriger les éventuels problèmes afin d’optimiser l’outil.

Le lancement à grande échelle doit s’effectuer de façon organisée. Les responsables doivent prendre le temps de former leurs collaborateurs et de communiquer autour du logiciel. Ils mandatent le service informatique pour veiller au bon déroulement des opérations. Ils doivent s’assurer que les agents ont véritablement maîtrisé l’outil de gestion des notes de frais.

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