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Les conseils pour bien choisir son agence événementielle

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L’organisation d’un événement, quelle que soit son envergure et sa nature, requière créativité, rigueur, savoir-faire et professionnalisme. Si votre entreprise vous a confié l’organisation d’un événement, vous devez choisir soigneusement l’agence événementielle vers qui vous tourner. Ce choix demande la considération de différents critères, et vous devez passer par différentes étapes avant de sélectionner la meilleure structure. Voici quelques conseils qui vous aideront dans votre choix.

Déterminez vos besoins et objectifs

La première chose à faire est de définir vos besoins précis dans le cadre de cet événement. Quels sont les objectifs à atteindre ? Faites un tri pour repérer les agences qui sont susceptibles de répondre à vos besoins en vous posant les bonnes questions. Quelles agences répondent à vos contraintes et budget ? Qui d’entre elles sont capables de proposer des solutions innovantes ? Quels sont les détails des services et proposent-elles du mobilier événementiel Alsace ? Faites des recherches sur les précédents clients, leur domaine d’expertise, leur popularité et leurs avantages par rapport à la concurrence.

Faites jouer la concurrence pendant la phase de consultation

Briefing des agences

Durant la phase de consultation, vous ferez part de votre brief ou votre cahier de charges aux agences présélectionnées en indiquant toutes les informations indispensables à l’organisation de l’événement (date, localisation, cibles, besoins en mobilier événementiel Strasbourg, budget…).

Après le briefing, les agences disposent des éléments nécessaires pour prévoir les solutions adaptées au cahier des charges à proposer. Veillez à rester à leur disposition pour répondre à leur interrogation liée à l’organisation de l’événement.

Analysez toutes les propositions

Pour analyser les propositions des agences, pensez à définir les critères à prendre en compte, tels que : l’originalité, le respect du budget, l’écoute, la compréhension de votre projet, la pertinence de la solution proposée, la réactivité…

Vous pouvez également vous y prendre en deux étapes. Dans un premier temps, vous éliminerez une ou plusieurs structures, puis lors d’un second tour, vous évaluez minutieusement les propositions des agences qui restent.

Choisissez votre agence

Il ne vous reste plus qu’à choisir l’agence avec qui travailler. Pour ce faire, posez-vous les bonnes questions. Laquelle des agences ont le mieux répondu à vos exigences ? Quel concept est le plus original ?  Quelle structure vous a inspiré confiance ? Sachez que la confiance est cruciale dans la réalisation d’un tel projet, voilà pourquoi vous devez également écouter votre feeling et votre intuition.

Si une agence de grande taille peut être rassurante par son expérience et la qualité des services, un agence de taille humaine peut vous convaincre par un suivi personnalisé.

 

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