L’avènement du numérique a bousculé le processus de gestion et de stockage des documents. En effet, de plus en plus d’entreprises se lancent dans l’innovation des processus de traitement des flux de documents en les intégrant dans le système d’information. Cette nouvelle pratique consiste à dématérialiser les documents en vue d’optimiser leurs traitements.
Une démarche qui requiert la mise en place d’outils appropriés
La dématérialisation des documents requiert la mise en place d’un dispositif workflow, lequel comprend des outils GED pouvant générer automatiquement des factures, des bons de commande, des contrats commerciaux ou encore des bulletins de salaire. Ces documents sont ainsi façonnés au format numérique, et traités automatiquement suivant le processus défini par le workflow : transmission, validation, diffusion, accès, modifications, conservation, archivage, etc.
Le mode de traitement et de gestion diffère d’un document à l’autre même si les outils utilisés sont les mêmes. Il convient ainsi de mettre en œuvre un processus propre à chaque flux de documents et de bien spécifier les tâches à réaliser et les intervenants.
La dématérialisation implique-t-elle la disparition du format papier ?
Même si la dématérialisation implique la numérisation des documents de l’entreprise, celle-ci ne peut pas encore délaisser complètement l’usage du format papier. D’ailleurs, les fichiers numériques sont créés à partir des documents en papier, lesquels conservent leur valeur (et leur fiabilité) en étant des originaux.
Il importe de ce fait de pouvoir gérer ensemble les documents physiques et numériques, étant donné que la dématérialisation s’applique en particulier aux nouveaux flux de documents. Néanmoins, l’entreprise peut toujours créer une base de fichiers numériques à partir de ses archives au format papier afin de faciliter la consultation et l’exploitation de ces documents.
Avantages et inconvénients de la dématérialisation
Outre l’amélioration des processus, la réduction des coûts du traitement des documents est l’un des avantages principaux de la dématérialisation. À cela s’ajoute la diminution des risques d’erreur, d’omission ou de fraudes. Comme tout s’effectue de manière automatique, le délai de traitement est raccourci et on bénéficie d’une meilleure traçabilité des documents.
Le seul inconvénient reste la sécurité des informations et des documents numérisés, notamment pour les petites structures qui ne disposent pas d’équipements performants capables de protéger les données qui transitent sur le réseau. Ces professionnels peuvent toutefois sécuriser leurs documents numériques à l’aide du système d’archivage électronique et de la signature électronique.